Xerox DocuShare Express

Данный программный продукт позволяет создать систему хранения документов и систему документооборота.

Программное решение Xerox DocuShare Express рассчитано на небольшие компании и отделы компаний, которым приходится работать с большим количеством электронных документов.

Система Xerox DocuShare Express позволяет сохранять документы в центральном репозитарии, получать защищённый доступ к документам, хранить предыдущие версии документов (до 999 версий), позволяет совместно работать над одним и тем же документом, поддерживая всегда актуальную версию.  Вся информация индексируется и можно осуществлять поиск по содержимому документов.

Решение Xerox DocuShare Express превосходно интегрировано с оборудованием МФУ Xerox WorkCentre 5655 / 5665 / 5675 / 5687, Xerox 4112 CP посредством технологии EIP (Extensible Interface Platform).

Основные возможности Xerox DocuShare Express (DSX):

• Управление документооборотом: DocuShare позволяет простым образом сканировать, сохранять, искать и обмениваться всей необходимой информацией в масштабах компании, увеличивая эффективность и производительность рабочих групп и сокращая расходы на использовании бумажных носителей информации.
• Сканирование и обработка изображений: Функция сканирования с титульными листами документов DocuShare позволяет распределять документы по папкам для более эффективной организации и архивации.
• Совместное использование данных: В любой момент сотрудники компании могут получить последнюю версию документа, что увеличивает производительность и эффективность работы. Сотрудникам предоставляется постоянный безопасный доступ к нужной информации, где бы они не находились.
• Поддержка общественной жизни организации: DocuShare поддерживает безопасный способ ведение Блогов и Глоссариев (Blogs & Wikis).
• Персонализированный доступ к информации: Многоуровневая система доступа к информации, в зависимости от прав пользователя.
• Поиск информации: Решение DocuShare Express автоматически индексирует документы, что упрощает их последующий поиск. Необходимые данные можно найти в течение нескольких секунд.
• Размещение информации: DocuShare поддерживает быстрый процесс размещения и распространения информации на интранет-ресурсах компании. DocuShare может выступать в качестве корпоративного портала, на котором могут быть размещены, а в последствии обновлены все необходимы новости компании.

Контроль за доступом к информации:

DocuShare Express поддерживает различные уровни доступа к информации для различных пользователей или групп пользователей.
Это помогает осуществлять эффективный контроль за безопасностью размещенной информации, сохранять ее конфиденциальность.
Система поддерживает следующие уровни доступа:

• Гость (Guest): Доступ в систему без регистрации. Ограниченные возможности по поиску, просмотру и загрузке информации, к которой открыт доступ.
• Только просмотр (Read Only):  Идентифицированный пользователь может искать, просматривать и скачивать информацию, а также принимать участие в текущем документообороте.
• Просмотр/Изменение/Управление (Read/Write/Manage):
  Идентифицированные пользователи, которые могут просматривать, размещать информацию, создавать коллекции и папки, вносить в документы изменения и предоставлять права доступа другим пользователям.

Уникальные функции DocuShare Express (DSX)

DocuShare Express отличается простотой в установке и обслуживании, подготовка к выполнению задач занимает считанные минуты, а использование интуитивно понятного интерфейса не требует дополнительного обучения. Кроме того, специальная функция Титульных листов позволяет эффективно сканировать документы в заранее указанные места назначения. Дополнительно, DSX может быть простым образом обновлено до полномасштабной версии DocuShare 6 или DocuShare CPX.   

Преимущества DSX для конечного пользователя

• Простота работы
• Простой доступ к любой информации
• Автоматизация каждодневного документооборота
• Полная безопасность документов
• Минимизация рисков, связанных с потерей и кражей информации/интеллектуальной собственности компании
• Сокращение расходов на печать и хранение документов
• Интеграция с существующими информационными базами данных компании
• Сокращение трудовых и временных затрат, связанных с ведением документооборота за счет автоматизации ряда процессов
• Интеграция с различными сканирующими устройствами
• Интеграция с Web порталами, включая Microsoft SharePoint
• Быстрый возврат инвестиций
• Комплексное решение по управлению документооборотом (оборудование + ПО) от одного поставщика.

Преимущества для IT

• Простой процесс инсталляции и развертывания решения
• Простой Web доступ
• Масштабируемость решения (расширение функционала с появлением новых требований бизнеса)
• Разделение прав доступа на одном сервере упрощает поддержку
• Универсальная открытая платформа J2EE

Ограничения версии Express

• 10 пользователей с правами на чтение и запись
• 10 пользователей с правами только на чтение
• 10 одновременных соединений, в том числе с правами гостя
• Отсутствие клиентов для Outlook и Windows (вместо клиентов можно использовать технологию WebDav - аналог сетевой папки)
• Возможно масштабирование до стандартной версии DocuShare 6.0 / CPX